Ochrana osobních údajů
Vážení klienti,
dnem 25. 5. 2018 nabývá účinnosti Nařízení GDPR Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné Nařízení GDPR o ochraně osobních údajů) známé pod zkratkou GDPR (dále jen „Nařízení GDPR“).
Nařízení GDPR se nevztahuje na zpracování osobních údajů prováděné fyzickou osobou v průběhu výlučně osobních či domácích činností. Jde o čl. 2 odst. 2 písm. c) Nařízení GDPR.
Shromažďování
Rádi bychom Vám oznámili podle čl. 6 Nařízení GDPR, jaké osobní údaje fyzických osob budeme shromažďovat a o jaké právní předpisy se podle tohoto Nařízení GDPR podle našeho názoru jedná.
1) Splnění právní povinnosti podle právních předpisů
článek 6 odst. 1, písm. c) Nařízení GDPR
- Zákon č. 563/1992 Sb. o účetnictví
- Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty
- Zákon č. 112/2016 Sb. o evidenci tržeb
- Zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů
- Zákon č. 353/2003 Sb. o spotřebních daních
- Zákon č. 280/2009 Sb. daňový řád
- Zákon č. 254/2004 Sb. o omezení plateb v hotovosti
- Zákon č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu
Tento výčet zákonných předpisů nemusí být konečný. Pokud právní předpis ukládá shromažďování údajů, musí být námi shromažďovány.
Zcela určitě se ve shromažďovaných údajích z osobních údajů bude objevovat jméno, příjmení, sídlo firmy – bydliště včetně PSČ, DIČ, ve kterém je zjistitelné rodné číslo.
Archivační lhůta je podle ustanovení, která platí pro tyto právní předpisy, obvykle 5 až 10 let.
2) Oprávněný zájem správce
článek 6 odst. 1, písm. f) Nařízení GDPR
2.1 Fyzické osoby, které zastupují Vaši firmu
V rámci naší činnosti mohou být u nás zaznamenány osobní údaje, které patří dalším fyzickým osobám, Vašim zaměstnancům, případně spolupracovníkům, které jste nám uvedli nebo nám uvedete. Jedná se o fyzické osoby, které jsou osobami kontaktními a se kterými máme spolupracovat nebo jim přímo poskytovat naše služby a produkty.
Jedná se zejména o jméno, příjmení, telefon, adresa, e-mail. Tyto údaje si určujete sami a je potřeba zvažovat, jaké údaje nám za tyto osoby poskytnete.
Údaje o těchto osobách budeme shromažďovat po dobu spolupráce s vámi. Pokud bude spolupráce ukončena, budeme je uchovávat po dobu dalších pěti let pro účely zpětného kontaktování v případě potřeby.
2.2 Telefon
Jako náš oprávněný zájem evidujeme u fyzických osob telefon (telefony), abychom mohli kontaktovat Vás v případě jakékoliv komplikace, která vznikne při užívání našich služeb (i zdarma) nebo prodeje našeho zboží. Důvodem je také skutečnost, abychom si mohli ověřit totožnost volajícího.
Údaje budeme shromažďovat po dobu spolupráce s vámi. Pokud bude spolupráce ukončena, budeme je uchovávat po dobu pěti let.
Za zákazníka je považován každý, kdo zakoupil náš produkt či službu.
3) Zpracování nezbytné pro plnění smlouvy — fyzické osoby
článek 6 odst. 1, písm. b) Nařízení GDPR
V návaznosti na naši smlouvu budeme shromažďovat údaje o odběrech zboží a služeb, abychom mohli podle ustanovení smlouvy vyčíslit dohodnuté bonusy a případné další věrnostní programy, které poskytujeme.
Údaje budeme shromažďovat po dobu spolupráce s vámi. Pokud bude spolupráce ukončena, budeme je uchovávat po dobu pěti let.
4) Zájem, který je podrobený souhlasu — fyzické osoby
článek 6 odst. 1, písm. a) Nařízení GDPR
4.1 Natáčení, fotografování
Jako zájem, který je třeba podrobit souhlasu, je fotografování a natáčení fyzické osoby takovým způsobem, že lze osobu identifikovat. Fotografie slouží pro reklamní účely, tedy propagování daného produktu nebo naší firmy, mohou být umístěny do reklamních produktů, na web, v prostoru firmy na zdech.
Natáčení slouží jako reklama produktu, může být použito v reklamních rozesílkách nebo přímo na webu (webech) firmy.
Fotografie a natočené spoty budeme uchovávat po dobu pěti let.
Bezpečnostní opatření
V pravidelných intervalech přezkoumáváme rizika informační bezpečnosti, které souvisí se zpracováním osobních údajů. Dále jsme zavedli následující opatření:
- Naše data jsou zabezpečena dostatečně silnými hesly (s dostatečnou délkou, kombinací písmen malých, velkých i číslic) a není možné se k nim bez znalosti těchto hesel dostat.
- Přijali jsme interní směrnici na práci s osobními údaji, zahrnující osobní odpovědnost, bezpečnost při práci s nimi a další.
- Na ochranu osobních údajů naše zaměstnance pravidelně školíme.
Mlčenlivost našich zaměstnanců
K Vašim datům se dostanou jen naši zaměstnanci, kteří pracují buď na hlavní pracovní poměr, nebo na vedlejší pracovní poměr.
Všichni zaměstnanci jsou podrobeni prohlášení o mlčenlivosti, a to po dobu 10 let od odchodu z naší společnosti.
Naši zaměstnanci jsou pravidelně proškolováni o povinnostech ochrany osobních údajů, a to minimálně jednou ročně.
Každá osoba, která se dostane k osobním údajům, musí být zaměstnancem podle zákoníku práce, nebo s ní musí být sepsána Zpracovatelská smlouva.
Právo na informace
Upozorňujeme, že podle Nařízení GDPR, zejména celé kapitoly III, máte jako subjekt údajů svoje práva. Jedno ze základních práv je právo na:
- Právo odvolat udělený souhlas
- článek 13 Nařízení GDPR
- Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Odvolat souhlas musí být stejně snadné jako jej poskytnout.
- Informace a přístup k osobním údajům
- článek 13 Nařízení GDPR
- Právo na informace znamená, že máte právo obdržet informace o tom, jak zpracováváme osobní údaje. Tato fakta se dozvíte v tomto sdělení, nebo Vám je rádi poskytneme na vyžádání.
- Právo subjektu údajů na přístup k osobním údajům
- článek 15 Nařízení GDPR
- Subjekt údajů má právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům.
- Právo na opravu
- článek 16 Nařízení GDPR
- Subjekt údajů má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají.
- Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
- článek 17 Nařízení GDPR
- Subjekt údajů má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají.
- Právo na omezené zpracování
- článek 18 Nařízení GDPR
- Oznamovací povinnost ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování
- článek 19 Nařízení GDPR
- Právo na přenositelnost údajů
- článek 20 Nařízení GDPR
- Právo vznést námitku
- článek 21 Nařízení GDPR
- Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování
- článek 22 Nařízení GDPR
- Právo vznést stížnost na Úřadu pro ochranu osobních údajů
- článek 77 Nařízení GDPR
Náš kodex — zásady pro zpracování osobních údajů
- 1)Osobní údaje shromažďujeme výhradně od fyzických osob, které u nás zakoupily zboží nebo produkt, od zaregistrovaných, od vašich kontaktních osob a od našich zaměstnanců a dodavatelů.
- 2)Nikdy jsme nezískávali ani nebudeme získávat kontakty nelegální cestou (např. kupováním databází).
- 3)Námi získané osobní údaje budeme chránit a nebudeme je nezákonně postupovat.
- 4)Osobní údaje budou ochraňovat naši zaměstnanci s podepsanou mlčenlivostí a naši zpracovatelé na základě smluv.
- 5)Data nebudou předávána mimo EU a nejsou zpracovávána mimo EU.
- 6)Budeme respektovat veškerá práva subjektu osobních údajů.
- 7)Výmaz budeme realizovat bezodkladně, data budou anonymizována.
- 8)Plníme dle článku 13 Nařízení GDPR informační povinnost.